เทคโนโลยีกำลังเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของคนเราไปอย่างรวดเร็ว การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ก็กำลังจะทำให้หลายธุรกิจต้องหันกลับมาพิจารณาว่าจะสามารถนำเทคโนโลยีใหม่ๆ นั้นเข้ามาใช้ได้อย่างไร     ซีบีอาร์อี บริษัทที่ปรึกษาด้านอสังหาริมทรัพย์ชั้นนำระดับโลกเผยเทคโนโลยีกำลังทำให้พื้นที่ทำงานเปลี่ยนรูปแบบไปอย่างมาก รวมถึงกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงาน (Workplace Strategy) ที่ผู้เช่านำไปปรับใช้   เทคโนโลยีเหล่านี้ได้แก่ เทคโนโลยีไร้สาย ระบบการทำงานแบบอัตโนมัติ เทคโนโลยีบนระบบคลาวด์ และการใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในการจัดการข้อมูล

ในวันที่ 28 มีนาคม ซีบีอาร์อีได้จัดงานประชุมสัมมนาตลาดอาคารสำนักงานในกรุงเทพมหานครประจำปี 2561 โดยมีเจ้าของอาคารสำนักงานชั้นนำกว่า 100 คนเข้าร่วมงาน  และผู้บรรยายภายในงาน ได้แก่ นายฟ้าฟื้น เต็มบุญเกียรติ กรรมการผู้จัดการ บริษัท เกษร พร็อพเพอร์ตี้ จำกัด เจ้าของอาคารสำนักงานที่มีค่าเช่าที่แพงที่สุดในกรุงเทพฯ  นายอีริค บุย หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ บริษัท ช้อปปี้ (ประเทศไทย) จำกัด บริษัทด้านอีคอมเมิร์ซที่เติบโตอย่างรวดเร็ว  นายนิธิพัฒน์ ทองพันธุ์ หัวหน้าแผนกพื้นที่สำนักงาน ซีบีอาร์อี ประเทศไทย และนายโชบิท โชเบย์ ผู้อำนวยการแผนกกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงาน (Workplace Strategy) ซีบีอาร์อี สิงคโปร์ โดยผู้บรรยายทั้ง 4 คนได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นภายใต้หัวข้อ เทคโนโลยีจะเปลี่ยนนิยามใหม่ให้กับสถานที่ทำงานอย่างไรและทำไมเจ้าของอาคารสำนักงานต้องเตรียมตัวตั้งแต่ตอนนี้

เทคโนโลยีไร้สายทำให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการเลือกวิธีและสถานที่ทำงาน ซึ่งทำให้การวางแผนเรื่องจำนวนพนักงานและความต้องการใช้พื้นที่ของบริษัทเปลี่ยนไป เพราะพนักงานไม่จำเป็นต้องนั่งที่โต๊ะทำงานประจำในสำนักงานอีกต่อไป จากการที่โต๊ะทำงานประจำมีความจำเป็นน้อยลงเรื่อยๆ กลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานจึงให้ความสำคัญกับพื้นที่ทำงานที่รองรับกิจกรรมที่หลากหลาย (Activity Based Workplace) มากขึ้น ซึ่งเปิดกว้าง ส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกัน มีความยืดหยุ่น และใช้ประโยชน์จากพื้นที่ได้มากขึ้นขณะที่ใช้พื้นที่น้อยลง    พื้นที่ทำงานเหล่านี้เน้นไปที่การผลักดันให้เกิดปฏิสัมพันธ์และเข้าถึงได้ง่าย ซึ่งออกนอกกรอบสำนักงานแบบดั้งเดิม เพื่อช่วยให้องค์กรมีโครงสร้างที่ไม่ซับซ้อน

นอกจากนี้ เจ้าของอาคารสำนักงานที่มีแนวคิดก้าวหน้าได้ริเริ่มการจัดพื้นที่ที่มีความยืดหยุ่นให้แก่ผู้เช่า ซึ่งได้แก่ การมีโคเวิร์กกิ้งสเปซของตนเอง หรือการมีผู้ให้บริการโคเวิร์กกิ้งสเปซเป็นผู้เช่าในอาคาร  โดยในปี 2561 จะมีผู้ให้บริการโคเวิร์กกิ้ง สเปซจากต่างชาติเปิดให้บริการพื้นที่รวมราว 1.8 หมื่นตารางเมตรในกรุงเทพฯ   ทั้งนี้ พื้นที่ที่มีความยืดหยุ่นที่เจ้าของอาคารเริ่มจัดเตรียมให้กับผู้เช่ายังรวมถึงห้องอเนกประสงค์สำหรับจัดประชุมหรือจัดงานที่ผู้เช่าสามารถจองใช้งานได้ และการมีสัญญาเช่าที่ยืดหยุ่น

นายนิธิพัฒน์กล่าวว่า “เราไม่ได้กำลังพูดถึงเฉพาะบริษัทด้านเทคโนโลยีอีกต่อไป แต่เรากำลังเห็นบริษัทในธุรกิจอื่น อย่างสินค้าอุปโภคบริโภค ยานยนต์ กฎหมาย บัญชี ได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการกำหนดกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงาน  บริษัทเหล่านี้ใช้กลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานที่มีความทันสมัยเพื่อดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้ ด้วยการเพิ่มความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพในการทำงาน”   ทั้งนี้ ผลกระทบที่เกิดขึ้นกับเจ้าของอาคารสำนักงานนั้นแตกต่างกันออกไปขึ้นอยู่กับพอร์ตอสังหาริมทรัพย์ที่เจ้าของมีอยู่  รวมถึงทำเลที่ตั้งและเงื่อนไขของพื้นที่สำนักงานที่ปล่อยเช่าอยู่  เนื่องจากความต้องการของผู้เช่ามีการเปลี่ยนแปลง ประสบการณ์ในการใช้พื้นที่ทำงานของพนักงานจึงกลายเป็นสิ่งที่สำคัญ

การใช้ปัญญาประดิษฐ์และระบบการทำงานอัตโนมัติในพื้นที่ทำงานกำลังเข้ามาแทนที่การทำงานด้านธุรการ ของทั้งฝ่ายปฏิบัติการและฝ่ายสนับสนุนมากขึ้นเรื่อยๆ เพราะบริษัทนำวิธีการทำงานที่อาศัยระบบคลาวด์ประกอบกับนำปัญญาประดิษฐ์มาใช้ในการจัดการและการวิเคราะห์ข้อมูลและระบบต่างๆ   ขณะที่ปริมาณพนักงานอาจลดลง พนักงานจะมีทักษะความสามารถเฉพาะทางมากขึ้น ซึ่งทำให้บริษัทต้องแข่งขันกันมากขึ้นในการดึงดูดและรักษาพนักงานให้อยู่กับบริษัท  การนำระบบคลาวด์มาใช้ยังทำให้ความจำเป็นในการใช้พื้นที่และการมีพนักงานเพื่อจัดเก็บเอกสารลดน้อยลง  เนื่องจากข้อมูลส่วนใหญ่ถูกป้อนและเก็บไว้ในระบบคลาวด์แล้ว ทำให้เข้าถึงและจัดการได้โดยไม่ต้องทำด้วยตัวเอง

ปัญญาประดิษฐ์ไม่ได้ถูกนำไปใช้โดยผู้เช่าพื้นที่สำนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเจ้าของอาคารด้วย โดยมีจุดประสงค์เพื่อดูแลอาคารผ่านระบบเซนเซอร์อัจฉริยะที่สามารถติดตามและควบคุมสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในอาคาร และสามารถตอบสนองด้วยความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพกว่ามนุษย์     การเชื่อมโยงสิ่งต่างๆ ด้วยอินเตอร์เน็ต (Internet of Things) ได้เชื่อมโยงอาคารอัจฉริยะเข้ากับเจ้าของอาคารและผู้เช่า ทำให้ตัวอาคาร ผู้ใช้และบริหารจัดการพื้นที่มีการทำงานที่สะดวกสบายและมีประสิทธิภาพ

ความยืดหยุ่นและการผสมผสานเทคโนโลยีอาคารอัจฉริยะจะเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เช่ามองหา เนื่องจากกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานมีการเชื่อมโยงกันมากขึ้นและเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ   นายโชบิทให้ความเห็นว่า “การลดจำนวนพนักงานทั้งฝ่ายปฏิบัติการและฝ่ายสนับสนุน และความสามารถในการทำงานจากที่ใดก็ได้ จะทำให้จำนวน ประเภท และคุณภาพของพื้นที่สำนักงานที่ผู้เช่าต้องการเปลี่ยนแปลงไป  เจ้าของอาคารสำนักงานจำเป็นต้องปรับตัวตั้งแต่ตอนนี้ เพื่อให้ยังคงสามารถแข่งขันในตลาดได้    แผนกวิจัย ซีบีอาร์อีเชื่อว่าเป็นเรื่องจำเป็นที่เจ้าของอาคารต้องทำงานร่วมกันผู้เช่าตั้งแต่เริ่มต้นในขั้นตอนการวางแผนให้เร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ เพื่อทำความเข้าใจว่าการตั้งสำนักงานของผู้เช่าต้องการอะไรบ้าง รวมถึงเทคโนโลยีเกี่ยวกับอาคารอัจฉริยะในอนาคตที่ผู้เช่าต้องการ”

เทคโนโลยีกำลังมีผลต่อพื้นที่สำนักงานและกลยุทธ์การจัดพื้นที่ทำงานในทุกระดับ ตั้งแต่การเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานให้กับพนักงาน ไปจนถึงการส่งผลต่อความต้องการใช้พื้นที่ของบริษัท ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะส่งผลต่อสิ่งที่เจ้าของอาคารสำนักงานจะต้องสามารถมอบให้แก่ผู้เช่าพื้นที่ได้ทั้งในเรื่องเทคโนโลยีภายในอาคารและการจัดพื้นที่ เพื่อรองรับกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลง