(คุณชิดชนก เลิศอำพรไพศาล ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายบริหารอาคารที่พักอาศัย บริษัท พลัส พร็อพเพอร์ตี้ จำกัด)

“นิติบุคคล”  คำที่เราคุ้นหูกันดีในการบริหารจัดการอสังหาฯ แต่รู้ไหมว่ากว่าจะมาเป็นนิติบุคคลนั้น ต้องมีการเตรียมความพร้อมในเรื่องไหนบ้าง ปกติแล้วผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์จะมอบหมายบริษัทบริหารจัดการนิติบุคคล Property Management ที่เชื่อถือได้ให้เข้ามาบริการจัดการงานในส่วนนี้เพื่อการันตีคุณภาพหลังการขายและส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้กับแบรนด์ของผู้พัฒนาโครงการนั้นๆ  การจัดตั้งนิติบุคคล มีขั้นตอนที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญในหลายส่วน โดยมี  5  ปัจจัยสำคัญที่ควรใช้บริษัทที่มีความชำนาญในการจัดตั้งนิติบุคคล และมีมาตรฐานในการวางแผนงาน สามารถกำหนดขั้นตอนการทำงานให้กับพนักงานฝ่ายต่างๆ ได้ตั้งแต่เริ่มส่งมอบโครงการ ดังต่อไปนี้

1. ด้านกฎหมาย เช่น การจัดตั้งนิติบุคคลระหว่างบ้านและคอนโดนั้นจะมีความแตกต่างกัน  เริ่มตั้งแต่ในเรื่องของระยะเวลาในการจัดตั้ง  นิติบุคคลอาคารชุด จะเริ่มจัดตั้งเมื่อผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ทำการสร้างอาคารแล้วเสร็จ เปิดใช้อาคาร เมื่อจะทำการจดทะเบียนอาคารชุด และนิติบุคคลอาคารชุด ก็จะทำการจัดจ้างบริษัทบริหารจัดการนิติฯ ให้เข้ามาดูแลตั้งแต่ในขั้นตอนการเตรียมการ การเตรียมเอกสารสำคัญและข้อบังคับของอาคารชุดในการยื่นจดทะเบียนนิติบุคคลอาคารชุดกับกรมที่ดิน พร้อมทั้งกำหนดผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดที่มีอำนาจกระทำการแทนนิติบุคคลในช่วง 6 เดือนก่อนการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมครั้งแรก ดังนั้น บริษัทบริหารจัดการที่ดูแลจะต้องมีประสบการณ์สามารถออกแบบบริการที่เป็นมาตรฐานให้กับนิติบุคคลอาคารชุดนั้นๆ ได้ ที่สำคัญไปกว่านั้นก็คือบริษัทบริหารจัดการจะต้องทำงานอย่างมืออาชีพโปร่งใส ตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอน

สำหรับนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรนั้น ผู้พัฒนาโครงการอาจจะบริหารจัดการเองหรือจัดจ้างบริษัทบริหารดำเนินการในช่วงแรกก่อนจะดำเนินการจัดประชุมเพื่อรับมอบสาธารณูปโภคและดำเนินการจดทะเบียนนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร ซึ่งการดูแลในช่วงนี้การคัดเลือกบริษัทบริหารมืออาชีพที่สามารถดูแลใส่ใจทั้งในส่วนของสาธารณูปโภคส่วนกลาง และการดูแลหลังการขายย่อมส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้กับผู้พัฒนาโครงการ และการเลือกใช้บริษัทฯ ที่มีความรู้ ประสบการณ์ความเชี่ยวชาญ ในเรื่องของกฎหมายที่เกี่ยวข้องก็จะมีผู้ช่วยในการจัดตั้งนิติฯ ได้อย่างราบรื่น

หลังจากมีการจัดประชุมเพื่อจัดตั้งนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรแล้วคณะกรรมการหมู่บ้านจัดสรรก็จะเป็นผู้พิจารณาในเรื่องของการจัดจ้างคู่สัญญาต่างๆ ของนิติฯ ซึ่งคณะกรรมการก็มักจะคัดเลือกบริษัทที่มีความรู้ความชำนาญ มีบริการที่ตอบโจทย์ สามารถดูแลบริหารจัดการควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ในงบประมาณ และดำเนินงานอย่างโปร่งใสตรวจสอบได้ มาเป็นผู้บริหารนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรนั้นๆ ต่อไป

2. ด้านงานระบบอาคาร เมื่อเริ่มต้นบริหารอาคาร การรับมอบงานระบบและพื้นที่ส่วนกลางจากผู้พัฒนาโครงการจะมีการทดสอบการทำงานของระบบและความเรียบร้อยของพื้นที่ร่วมกัน หลังจากนั้นบริษัทบริหารจะต้องทำการบันทึกข้อมูลรายละเอียดเครื่องจักรของอาคารนั้นๆ การที่บริษัทฯ มีระบบปฏิบัติการผ่าน Web-based หรือ Mobile Application จะช่วยให้การบันทึกข้อมูล ครบถ้วนถูกต้อง เรียกดู และตรวจสอบได้ง่าย เป็นข้อมูลที่นิติบุคคลจะสามารถนำไปใช้งานสำหรับการวางแผนดูแลรักษาระบบได้อย่างถูกต้องตามหลักวิศวกรรม ซึ่งการดูแลระบบเครื่องจักรเชิงป้องกันอย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นมีความสำคัญทำให้ยืดอายุการใช้งานของระบบเครื่องจักร และช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับนิติบุคคลอาคารชุดได้ในระยะยาว กลับกันการตรวจสอบรับงานไม่ดีตั้งแต่เริ่มต้นจะทำให้ปัญหาไม่ได้รับการตรวจพบและแก้ไขอันอาจจะทำให้เครื่องจักรทำงานมีปัญหาเสียค่าใช้จ่ายในการดูแลบำรุงรักษาต่อเนื่อง

3. ด้านการปฏิบัติการและออกแบบงานบริการ สำหรับบริษัทบริหารจัดการแบบมืออาชีพจะมีการทำความเข้าใจแนวคิดการออกแบบของโครงการ เพื่อนำมาออกแบบงานบริการ (CUSTOMISE SERVICE) ให้ตรงกับคอนเซปต์ของโครงการ และตอบโจทย์กลุ่มเป้าหมายที่พักอาศัยในโครงการ นอกเหนือไปจากมาตรฐานการบริหารจัดการอาคารพักอาศัยทั่วไป เพื่อสร้างเอกลักษณ์เฉพาะโครงการนั้นๆ เรียกได้ว่าสามารถช่วยวางแผนได้ตั้งแต่การออกแบบบริการของพนักงานแต่ละฝ่ายแต่ละส่วนกลาง ตอบโจทย์การดูแลแต่ละพื้นที่ รวมไปถึงการออกแบบชุดยูนิฟอร์มพนักงานประจำโครงการให้สะท้อนแนวคิดและภาพลักษณ์ที่ดีของโครงการ ทั้งที่ในการออกแบบงานบริการอาจจะมีบริการหรือกิจกรรมพิเศษเสริมให้กับเจ้าของร่วมและผู้พักอาศัยเพื่อความสุขในการพักอาศัยแบบ Exclusive ไม่เหมือนใคร เช่น การออกแบบ Signature Drink ของโครงการ โดย Mixologist Butler เพื่อ Serve ให้กับผู้พักอาศัยบริเวณ Roof top bar ของโครงการ บริการดูแลสัตว์เลี้ยงของผู้พักอาศัย บริการ เทรนเนอร์ แนะนำการออกกำลังกายที่ตอบโจทย์เฉพาะแต่ละบุคคลเป็นต้น สำหรับอาคารพักอาศัยระดับ Luxury สิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ คือเรื่องการรักษาความปลอดภัย และความเป็นส่วนตัวในการพักอาศัย บริษัทบริหารที่มีทีมสนับสนุนแข็งแกร่งจะช่วยดูแลตอบโจทย์ทั้งในเรื่องการอบรมพนักงานรักษาความปลอดภัยให้เข้มงวดในขณะเดียวกันก็ยังมีใจรักการบริการ รวมทั้งเรื่องระบบรักษาความปลอดภัยที่ต้องมีประสิทธิภาพครอบคลุมทุกจุดเสี่ยง โดยไม่ละเมิดความเป็นส่วนตัวพร้อมป้องกันการรั่วไหลข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของร่วมและผู้พักอาศัย

4. งานด้านระบบบัญชีการเงิน

เมื่อเริ่มต้นโครงการบริษัทบริหารโดยผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดจะเป็นผู้ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อบริหารจัดการทรัพย์ส่วนกลางและบริการเจ้าของร่วมก่อนจะมีการแต่งตั้งคณะกรรมการจากประชุมใหญ่ครั้งแรก การมีบริษัทบริหารที่น่าเชื่อถือ โปร่งใสตรวจสอบได้ มีมาตรฐานการทำงานรองรับ ย่อมมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ซึ่งบริษัทบริหารที่มีมาตรฐานจะต้องปิดงบแสดงฐานะการเงินแจ้งให้ท่านเจ้าของร่วมทราบตามเป็นประจำทุกเดือนตาม พรบ.อาคารชุด และข้อบังคับของอาคารชุด การจัดทำงบประมาณที่ครอบคลุมและควบคุมการใช้จ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้ตั้งแต่เริ่มต้น จะทำให้นิติบุคคลฯ มีเงินเก็บสะสมไว้สำหรับการดูแลทรัพย์ส่วนกลางเมื่ออาคารมีอายุมากขึ้น นอกจากนี้ทรัพย์สินที่ได้รับมาจากผู้พัฒนาโครงการต้องมีการทำบันทึกรายการทรัพย์สินและมีการตรวจสอบเป็นประจำตามแผนงานเพื่อให้มั่นใจว่าทรัพย์สินส่วนกลางไม่มีตกหล่น ชำรุด เสียหาย โดยไม่มีผู้ดูแล

5. ด้านวางระบบการจัดการเพื่อควบคุมมาตรฐาน บริษัทฯบริหารจัดการแบบมืออาชีพจะมีการจัดเตรียมทีมสำหรับเข้าไปรับดูแลบริหารโครงการ มีการคัดสรรบุคลากรที่ผ่านการอบรมและได้รับการรับรองในหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับงานบริหารโครงการตามที่กฎหมายกำหนด นอกจากนี้ยังมีการอบรมหลักสูตรพิเศษเพิ่มเติมให้ทีมงาน เช่น หลักสูตรด้านการบริหารจัดการ กฎหมายที่เกี่ยวข้อง งานบริการ งานด้านบัญชี การจัดทำงบประมาณ งานระบบวิศวกรรมอาคาร หลักสูตรด้านความปลอดภัย การช่วยเหลือฉุกเฉิน เพื่อพร้อมรับมือทุกสถานการณ์ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นในโครงการ โดยการอบรมจะเป็นการอบรมอย่างต่อเนื่องครอบคลุมทุกเรื่องที่พนักงานตำแหน่งงานนั้นๆ ควรทราบเพื่อให้ปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับพลัสฯ มีสถาบัน PLUS Eduplex ที่เป็นสถาบันเฉพาะทางที่สร้างมาตรฐานในการทำงาน และส่งเสริมความเชี่ยวชาญในสายงาน  มีรางวัลการันตีคุณภาพของสถาบันในระดับ Asian  นอกจากนี้ พลัสฯ มีทีม Audit ทั้งจากหน่วยงานภายนอก และหน่วยงานภายใน คอยตรวจสอบทุกขั้นตอนการทำงานของทุกหน่วยงานทุกโครงการให้เป็นไปตามมาตรฐานสากลที่บริษัทได้รับใบรับรองคุณภาพ ISO 9001:2015 ระบบการจัดการคุณภาพงานบริการ (Quality Management)  ISO 4100:2018 ระบบบริหารทรัพยากรกายภาพและสิ่งอำนวยความสะดวกในโครงการ (Facility Management) และในไม่ช้า พลัสฯจะเป็นบริษัทบริหารเดียวที่มีใบรับรองคุณภาพมากถึง 3 ระบบ โดยคาดว่าจะได้ ISO 14001:2018 ด้านระบบการจัดการสิ่งแวดล้อม (Environmental Management) ภายในไตรมาส 3 ปีนี้

การเลือกบริษัทบริหารนิติบุคคลที่ได้มาตรฐาน มีความเชี่ยวชาญในทุกๆ ด้าน จะช่วย “ลดความยุ่งยากที่จะเกิดขึ้น” นิติบุคคลที่ใช่ “ทำให้การอยู่อาศัยไม่มีสะดุด”  พลัส พร็อพเพอร์ตี้ ผู้เชี่ยวชาญบริการอสังหาฯ ครบวงจร ที่ตอบโจทย์ได้ทุกความต้องการ บริหารงานนิติบุคคลคอนโด หมู่บ้าน อาคารสถานที่ด้วยประสบการณ์มากกว่า  25  ปี  สามารถให้คำปรึกษา และบริหารงานด้านนิติบุคคล  ได้ตั้งแต่การจัดตั้งนิติบุคคล  ไม่ว่าจะเป็นโครงการหมู่บ้านจัดสรร หรือคอนโดมิเนียม  รวมไปถึงการบริหารจัดการเรื่องค่าใช้จ่าย ค่าส่วนกลาง เงินกองทุนและงบประมาณการจัดการนิติบุคคล การจัดประชุมที่สำคัญๆ รวมไปถึงการเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างลูกบ้านในโครงการเพื่อให้เกิดเป็นชุมชนที่ดี สร้างความสุขของการอยู่อาศัย และยังต้องคำนึงถึงสังคมและชุมชนโดยรอบอีกด้วย กล่าวได้ว่านิติบุคคล เป็นส่วนที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการสร้างคุณภาพชีวิตในการอยู่อาศัย